U bent hier: Home › Ledenvergadering 31 mrt 2017

Ledenvergadering 31 mrt 2017

Notulen algemene ledenvergadering Strandlengja 31 maart 2017 te Hazerswoude

 

Aanwezig:

Ester Chambers, Dorien de Zeeuw, Ineke van der Ham, Renske van der Haagen, Hermien Hiep, Marian Bekkers, Hetty Hoogerwerf, Brigitte Heeg, Elvira de Bruyn, Marloes de Bruyn, Maurits de Bruyn, Richard Wagenaar, Linda Peireira, Linda Boekestijn, Lilian Sinjor, Gaelle van der Gaag, Saskia van Tol, Ingrid Kluivers, Adrienne Hoogenboom, Thomas Hoogenboom, Lisanne Hoogenboom, Anja van der Sluijs, Mascha Vieselman (voorzitter), Jolande Wagenaar (notulen)

Om 20 uur heeft de familie Hoogenboom een rondleiding over de nieuwe boerderij en ijslandersportwinkel verzorgd, die door de leden enthousiast ontvangen werd.

  • Opening

    Mascha opent om 21 uur de vergadering en bedankt de familie Hoogenboom voor hun gastvrijheid

  • Vaststellen agenda

    Activiteiten 2016 en 2017 worden in 1 keer behandeld

    Aan het eind van de vergadering wordt nog een demo website toegevoegd

    Extra agendapunt voordragen leden voor erebaantje bij WK

  • Notulen alv 2016

    De notulen worden goedgekeurd met dank aan de notulist. (Anja)

  • Financieel jaarverslag 2016 en begroting 2017

    Vorig jaar zijn we met de nieuwe website ook overgegaan op een nieuw boekhoudsysteem, dat heeft extra tijd gekost, om in te richten en onder de knie te krijgen.

    De Bankkosten 160 Euro zijn behoorlijk, we bespreken of we eventueel over moeten naar een andere bank. Ingrid, zelf werkzaam bij een bank, denkt dat we al een scherpe prijs hebben en vindt de service van de ING ook geweldig.

    Sinds we digitaal de rekeningen versturen besparen we tijd en geld op printen, enveloppen en postzegels, helaas moeten we veel meer tijd steken in het versturen van herinneringen.

    Besloten wordt als er een tweede herinnering verstuurd moet worden, deze per post te versturen.

    Ingrid zal nog informeren wat de kosten en voorwaarden voor automatische incasso zijn, voor een kleine vereniging als de onze.

  • Rapportage kascontrolecommissie

    De kascommissie heeft de kas gecontroleerd en geen onvolkomenheden gevonden. De commissie, Alette en Ineke worden bedankt.

    Voor volgend jaar bestaat de kascommissie uit Ingrid en Gaelle

  • Ledenaantal 2016-2017

    Er lijkt vorig jaar nogal wat verloop in het aantal leden te zijn geweest, een groot gezin is verhuisd naar buiten de regio, anderen hebben geen paard meer of zijn ook verhuisd. Bovendien zijn sommige opzeggingen voor 2016 geboekt, maar feitelijk al eerder, maar waren niet goed verwerkt op de oude website

    Er liggen folders klaar, leden wordt gevraagd om stalgenoten met ijslanders, die nog geen lid zijn te motiveren ook lid te worden

  • Bedankjes

    Er worden bedankjes uitgedeeld voor alle mensen die activiteiten of andere extra’s voor de vereniging hebben gedaan. Tevens zijn er bekers ter herinnering aan het weekend voor de deelnemers van het weekend.

  • Activiteiten 2016/2017

    Begin vorig jaar zijn er een paar activiteiten niet doorgegaan ivm Droes en Rhino in de regio

              Lessen:

We hebben zelf geen terrein en we hebben enkele instructeurs die lid zijn van de vereniging,   het is lastig wie je uitnodigt.

Adrienne: indien niet te vaak en met goed overleg, kan de binnenbak bij de nieuwe boerderij in Hazerswoude-dorp gebruikt worden.

Saskia heeft een buitenbak ter beschikking in Zevenhoven.

Familie de Bruyn heeft ook een buitenbak in Woubrugge.

Gaelle stelt voor les op het strand te doen, eventueel met paaltjes om een baan te maken.

 

Omdat veel instructeurs volle agenda’s en behoorlijke prijskaartjes hebben moeten we eerst zeker weten dat we genoeg deelnemers hebben en moeten er duidelijke regels zijn voor (geen)restitutie bij afzeggingen van deelnemers.

 

We gaan een poll maken of er behoefte is aan lessen en wat men er voor wil uitgeven en wie we voor deze lessen moeten uitnodigen.

 

Strandlengja Weekend:

 

De inschrijving voor het Strandlengja weekend wordt zaterdag 1 April geopend, op de website de prijzen en voorwaarden.

 

LOL met je knol weekend:

 

Saskia en Nel organiseren in juni een weekend, waarbij men met een tent of in een trailer kan blijven slapen. Er zijn nog genoeg plaatsen, schrijf je in op de website.

 

9 April is er een rit Midden Delfland, er zijn nog plaatsen!

 

 

  • Voorstel aanpassing contributie per 2018

    Sinds oprichting is onze contributie nog nooit verhoogd, het bestuur stelt voor om 2.50 Euro te verhogen. Na wat discussie of dit niet drempelverhogend is voor nieuwe leden of inactieve leden zal het bestuur nogmaals hiernaar kijken. Eventueel wat minder subsidie op activiteiten is ook een optie.

     

    Volgend jaar is ook weer een jubileumjaar, om hier iets van te maken is ook extra budget nodig. Vorig jubileumfeest was groots georganiseerd en een groot succes voor hen die aanwezig waren, maar helaas waren veel leden ook niet aanwezig.

     

  • Oproep algemene bestuursleden

    Het bestuur bestaat uit drie leden op dit moment, volgens de statuten mogen dit er zeven zijn. Ineke biedt zich aan en wordt met algemene instemming toegevoegd aan het bestuur als algemeen bestuurslid.

     

  • Rondvraag

     

    Kleding:

    De Strandlengja kleding is inmiddels versleten, is er behoefte aan nieuwe.

    Thomas heeft een mooie jas, waar het logo op kan. Hij zal deze jassen (klik) voor inkoopprijs (35 euro) voor ons regelen. Na de vergadering passen de aanwezigen de jassen voor de juiste maat.

    Eenmaal het logo erop kan er namelijk uiteraard niet meer geruild.

    Het bestuur zal met Thomas overleggen hoe het logo erop komt en de bestellingen zullen worden gedaan. Leden die niet aanwezig waren en ook een jas willen bestellen, kunnen deze bij Thomas IJslandersport passen.

     

    Renske en Saskia zullen nog informeren naar de prijs voor bedrukte polo’s

     

    WK Estafette:

     

    Ingrid en Yfke rijden mee met de estafette rit het eerste weekend van Augustus en eventueel mogen ze ook meerijden bij de openingsceremonie. Strandlengja zal verenigingskleding voor hen verzorgen,

    Voor wie ook mee wil doen aan deze estafette zie:

    http://www.horses.nl/algemeen/rijd-mee-in-de-wk-estafetterit-voor-ijslanders/

     

    WK erebaan:

     

    In de laatste IJP stond een oproep om mensen te nomineren voor een erebaan tijdens de WK. Wat die erebaan inhoudt doet men geheimzinnig over

    Iedere vereniging mag mensen voordragen, uiteindelijk zullen er drie per vereniging uitgenodigd worden.

    We zullen op de website een formulier maken waar men mensen kan voordragen, met motivatie

     

  • Uitslag fotowedstrijd

    Het thema dit jaar van de fotowedstrijd was “vriendschap” er zijn veel foto’s ingestuurd en voor de vergadering hebben de aanwezigen kunnen stemmen.

    Uniek dit jaar is dat alle drie inzendingen van Carolien, die helaas niet aanwezig is, in de prijzen zijn gevallen.  Ook Ineke en Evelien winnen een prijs

    Iedereen bedankt voor zijn inzendingen. Deze staan in een map op de website. Deze map is alleen na inloggen te zien

     

  • Sluiting van de vergadering

    Mascha sluit om 22.45 uur de vergadering

  • Demo website

    Jolande geeft na afloop nog een korte uitleg over inloggen/wachtwoord vergeten/ activiteiten en extra’s op de website

 

 

 

Bijlagen: Ledenverloop 2016

              Financiele rapportage 2016

              Toelichting financiele rapportage 2016

              Activiteitenoverzicht

 

 


Ogenblik a.u.b. ...